1. חשיפה ורתימה – קיום פגישות מקדימות עם צוות ההנהלה והמורים העתידים להשתמש במערכת "יסוד". הצגת הרקע התיאורטי, המחדד את הצורך ואת המענה המתגבש.
2. החלטה על גרעין משתמשים, ופתיחת USERS ראשונים במערכת.
3. הטמעה וחניכה – על בסיס שגרות שימוש (שעות שבועיות) – באופן פרונטלי או מקוון (זום וכד׳). דוגמא לשימוש במערכת: הקלדת "יום הורים" תציג תהליך מומלץ לתכנון וקיום יום ההורים, כולל היבטים פדגוגיים ולוגיסטיים, וטמפלטים מוכנים (מכתב זימון להורים/ מצגת מוכנה). ניתן לערוך את המשימה ולהתאים אותה לצרכים הספציפיים של בית הספר, תוך הוספת קבצים ומצגות. כלל החומר הנדרש למשימה מרוכז במקום אחד. ניתן לנהל גם את סטטוס המשימה, ולשתף אותה עם גורמים אחרים בבית הספר, וכך ליצור שקיפות וסנכרון – בכל זמן, מכל מקום.
4. הערכה ומדידה – תהליכי הפקת לקחים מול המשתמשים ומשוב למערכת עצמה.
5. שיפור המערכת הטכנולוגית, ושיפור תהליכי ההטמעה והחניכה.

עדויות להצלחה

1. דרגי הניהול בנו עשרות משימות בליבת העשייה של בית הספר, תוך שימוש במערכת "יסוד". הם חסכו זמן רב ודווחו על תוצרים איכותיים.

2. זוהה שינוי מהותי באופן תכנון ומימוש תהליכים בבית הספר, שחיזק את התרבות הארגונית. למשל, מערכת "יסוד" השפיעה על האופן בו תיכננו ישיבות, בנו תכנית עבודה, בנו תכנית לימודים ועוד.