ראיונות ושיטת שבע השאלות

המכון לחקר עתידים בחינוך מציג את המתודה:

ראיונות ושיטת שבע השאלות

זמן למידה

כחצי שעה – תלוי במידת ההעמקה

מס' משתתפים

אין מגבלות

תיאור ושימוש עיקרי

לזהות סוגיות אסטרטגיות שיהיה צורך לטפל בהן במסגרת חשיבת העתיד הארגונית. תוך כדי כך אפשר גם לזהות השקפות מנוגדות (אם יש כאלה) אצל המרואיינים, כדי להפיק תובנות נוספות או לזהות סוגיות הטעונות ליבון נוסף.

 

שבע השאלות הן שאלות "גנריות" אשר נועדו במיוחד לזהות סוגיות אסטרטגיות שיהיה צורך לטפל בהן במסגרת חשיבת העתיד הארגונית, ותוך כדי כך אולי גם לזהות השקפות מנוגדות אצל המרואיינים.

אם הראיונות נערכים כשלב מקדים או כהכנה לפעילויות קבוצתיות-אינטראקטיביות (כגון סדנת חשיבה, סיעור מוחות, או סקר "דלפי"),  התרומה שלהם עשויה להיות בעידוד חשיבה אינדיבידואלית של המומחים ו/או שיתוף של כאלה שלא יהיה באפשרותם לקחת חלק בפעילויות הקבוצתיות. מעבר לתובנות שיופקו מהריאיון, תוצר לוואי חיובי עשוי להיות יצירת עניין אצל המרואיינים בתהליך חשיבת העתיד ורצון להיות מעורבים בו.

זמן למידה

כחצי שעה – תלוי במידת ההעמקה

מס' משתתפים

אין מגבלות

תנאים והכנות מקדימות

שלב ההכנות המקדימות

חלק גדול מחשיבת העתיד מסתמך על "הצפת ידע" או "מיצוי ידע" ממומחים ובעלי עניין רלוונטיים. ראיונות הם כלי רב ערך לדליית הידע המצוי אצל המרואיינים והפקת תובנות מועילות. זה נכון כמובן לא רק לחשיבת עתיד אלא גם בכל תהליך חשיבה, תכנון וקבלת החלטות. בחשיבת עתיד יש חשיבות מיוחדת להשגת הידע הרלוונטי מבעלי עניין ומומחים, וראיונות אם אמצעי מועיל מאוד.

ראיונות יכולים להיות "פתוחים" (כלומר ללא מסגרת נוקשה של שאלות מוגדרות), או ראיונות מובנים שמתבססים על שאלות "סגורות" שהוכנו מראש. יש יתרון מסוים לגישה ה"פתוחה", בהנחה שבמסגרתה אכן המראיינים יעודדו את המרואיינים להתבטא באופן חופשי, "יאלתרו" שאלות מתאימות תוך כדי הריאיון בתגובה לתשובות על שאלות קודמות, וינתבו את הריאיון כך שניתן יהיה לדלות את הידע של המרואיינים בצורה מיטבית.

אם המראיינים מעדיפים לא להתלבט יותר מדי בנוגע לשאלות שתישאלנה בריאיון ולקיים ראיון מובנה, הם יכולים להיעזר במתכונת הנקראת "שבע השאלות", או לפחות לשאוב השראה ממנה. חלוצי השיטה היו אנשי חברת האנרגיה "של" (Shell), שנעזרו בה במסגרת בניית תרחישים – תחום שחברה זאת עשתה בו שימוש רב החל משנות ה-70 של המאה הקודמת.

שלבי הפעילות – צעד אחר צעד

שלבי העבודה עם המתודה 

שלבי הפעילות

שבע השאלות עוסקות בשבעת הנושאים הבאים:

  • מהי תוצאה רצויה
  • מהי תוצאה בלתי רצויה
  • השינויים העיקריים (מבניים, תרבותיים, תפעוליים וכו') שיש לבצע כדי להוביל לתוצאה הרצויה
  • לקחים עיקריים מהעבר
  • החלטות שיש צורך לתעדף
  • מה המרואיין היה/הייתה עושה אילו הייתה לו/לה סמכות בלתי מוגבלת

נציג להלן שתי גרסאות של שבע השאלות. הארגון יכול כמובן להתבסס עליהן ו/או לנסח שאלות המותאמות יותר לצרכיו.

גירסה א' (מבוססת על השאלון שבנתה חברת Shell):

  1. אילו יכולת לדבר עם מישהו מהעתיד שיוכל לספר לך משהו שחשוב לך לדעת לצורך חשיבת העתיד, מה היית שואל?
  2. מהו החזון שלך לגבי הצלחה?
  3. מהן הסכנות באי-השגת החזון?
  4. מה צריך לשנות (למשל תהליכי קבלת החלטות, תרבות, וכו') כדי להגשים את החזון שלך?
  5. במבט לאחור, מה היו ההצלחות שעליהן נוכל לבנות? מה היו הכישלונות שמהם נוכל ללמוד?
  6. מה צריך לעשות עכשיו כדי להבטיח שהחזון שלך יהפוך למציאות?
  7. אילו הייתה לך סמכות מוחלטת והיית יכול/ה לעשות כל דבר, האם יש עוד משהו שהיית עושה?

גירסה ב':

  1. מה את/ה מזהה כסוגיה הקריטית בנוגע לעתיד?
  2. אם העניינים יתנהלו כשורה, בהיותך אופטימי/ת אך מציאותי/ת אנא תאר/י לנו מה תהיה בעינייך תוצאה רצויה.
  3. אם העניינים ישתבשו, מה הם הגורמים שידאיגו אותך במיוחד?
  4. בהסתכלות על המערכות הפנימיות, כיצד צריך לשנותן כדי לסייע לקידום התוצאה הרצויה?
  5. במבט לאחור, מה היית מזהה כאירועים המשמעותיים ביותר שיצרו את המצב הנוכחי?
  6. במבט לעתיד, מהן לדעתך הפעולות בראש סולם העדיפויות שצריך לבצע בהקדם?
  7. אילו הוסרו כל האילוצים והיית יכול/ה לכוון את מה שיש לעשות, אילו פעולות היית מוסיף?

 

סיכום

כמובן שכדי להפיק תועלת מהראיונות יש חשיבות לסיכום ממצה, ברור וקריא שלהם, באופן שיאפשר לקוראים להבין את התובנות שעלו וגם להשתמש בהם בהתאם לצורך בשלבים הבאים של תהליך חשיבת העתיד.

כדי להכין את הסיכום אפשר להיעזר במתכונת שנקראת "מסמך סוגיות" ((Issues Paper. מסמך זה מציג ציטוטים נבחרים מהראיונות, כדי להאיר באמצעותם את הסוגיות האסטרטגיות, הנושאים הקריטיים, והנושאים שיש לטפל בהם. יחד עם זאת, המסמך אמור להציג אפשרויות/ברירות שונות שעלו מהראיונות, וגם להאיר דעות שונות ואפילו מנוגדות (אם היו כאלה) בנוגע לציפיות מהמדיניות שתגובש או לגבי כל סוגיה חשובה אחרת שהועלתה בראיונות. רצוי לארגן את הציטוטים הנבחרים בצורה מסודרת, לפי נושאים.

התוצר הוא ניתוח של ההשקפות של בעלי העניין שרואיינו, במסמך שמציג נקודות מבט שונות לגבי מה שייחשב כהצלחה בעתיד, ומה צריך לעשות כדי להשיג זאת. כאמור, יש חשיבות בהדגשת הנושאים שהייתה עליהם הסכמה, כמו גם אלה שהתגלו כשנויים במחלוקת.

 

השגת מעורבות בעלי העניין בתהליך חשיבת העתיד. מסמך עם ניתוח ההשקפות של בעלי העניין שרואיינו, תוך הצגת נקודות מבט שונות לגבי הצלחת הארגון בעתיד, והדרך להשגתה.

 

UK Government Office for Science’s Futures Toolkit (pages 29-34),

https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/674209/futures-toolkit-edition-1.pdf

טיפים וחסמים

טיפים

משך הזמן הטיפוסי של ריאיון הוא כשעה. מקובל לערוך את הראיונות בכפוף למה שנקרא "כלל בית צ'טהם (Chatham House rule), הקובע שבסיכומי הראיונות אפשר לצטט את המרואיינים אבל בלי לנקוב בשמם. רצוי לקיים את הראיונות במפגש פנים אל פנים.

 

  • רצוי לקיים את הראיונות פנים אל פנים, אצל המרואיין/ת או במקום שייבחר על ידו/ה.
  • רצוי שהריאיון יבוצע ע"י שני אנשים (פחות סיכויים "לפספס" משהו).
  • בהתייעצות עם המרואיינים ובהסכמתם, אפשר לשקול לשלוח להם את סיכום הריאיון לצורך הערות ותיקונים בהתאם לצורך, או לצורך תוספות/הבהרות אם ימצאו זאת לנכון.